het cloud archief
het cloud archief
Veel ondernemers herkennen het, je bent druk met je bedrijf en de focus ligt op het maken van omzet. Ondertussen komen er veel documenten je bedrijf binnen. Hoe bewaar je deze documenten?
Digitale documenten
De meeste documenten komen inmiddels via de digitale weg binnen. Je denkt altijd: “dat goed opbergen van mijn digitale documenten komt wel een keertje”. Totdat je een document zoekt en echt niet meer weet waar je het hebt gelaten.
Dan begint je zoektocht….
Intussen ben je een half uur verder en heb je het document nog niet boven water, je bent alle mogelijke bestanden aan het doorzoeken, maar je hebt het document ook niet echt een naam gegeven, en de zoektocht kan zo een halve dag in beslag nemen. Dat is een dure grap, want tijd kost geld als je ondernemer bent.
Digitale documenten en AVG
Daarnaast vereist de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) dat je documenten met persoonsgegevens op een veilige manier opslaat, zodat personen of organisaties die er geen recht op hebben deze gegevens onder ogen te krijgen dit ook daadwerkelijk niet kunnen. Hoe waarborg je dit wanneer je je digitale documenten op allerlei verschillende plekken bewaart? En hoe zorg je ervoor dat je deze documenten ook op tijd vernietigt, omdat je ze volgens de AVG niet langer mag bewaren?
Dat maakt meteen dat bepaalde plekken helemaal niet geschikt zijn om digitale documenten te bewaren. Waar je vroeger dacht: “ik laat het wel in mijn mailbox zitten, dan zoek ik het wel weer op als ik het nodig heb”, kan dit nu echt niet meer! Je moet je digitale documenten echt op één centrale archiefplek opbergen om het overzicht te kunnen houden over wat je wel in je archief mag hebben en wat niet of niet meer.
Klyp, jouw centrale archiefplek!
Met onze Klyp archiefsoftware krijg je overzicht in je digitale archief. Vanaf het moment dat je start met Klyp, sla je je digitale documenten op op één centrale plek, waar jij en al je medewerkers toegang toe hebben. Mogen je medewerkers alleen een deel van je digitale archief zien? Géén enkel probleem. In Klyp geef je je medewerkers eenvoudig toegang tot hun eigen afgeschermde afdeling(en). Zo zijn documenten met persoonsgegevens ook goed beschermd.
Daarnaast zijn AVG documenten binnen Klyp ook aan te merken als documenten met persoonsgegevens. En je kunt aan ieder document wat je in Klyp opslaat een vernietigingsdatum koppelen, waardoor het document nooit te vroeg én nooit te laat wordt vernietigd. Dit geeft rust, want een boete voor het verkeerd of te lang bewaren van persoonsgegevens kan oplopen tot tienduizenden euro’s tot mogelijk miljoenen voor grote instanties die te maken krijgen met datalekken.
Is Klyp duur?
Met het ontwikkelen van onze Klyp software is de gedachte altijd geweest dat ondernemers niet belast moeten worden met dure licenties voor het gebruik van archiefsoftware. Wij willen de de toegang tot de software laagdrempelig houden, zodat Klyp voor iedere ondernemer betaalbaar is. Daarom werken wij met maandabonnementen afgestemd op verschillende bedrijfsgroottes. Zo hou je de kosten laag, en kun je zelfs besparen: wanneer er regelmatig documenten onvindbaar zijn, dan zijn je medewerkers algauw twee of meer uur per maand bezig met het zoeken naar documenten, en dit kost uiteindelijk meer dan een maandabonnement op Klyp!
En… mocht je, om wat voor reden dan ook, willen afzien van het abonnement op Klyp, er geldt slechts een opzegtermijn van 1 maand!
Benieuwd geworden naar onze tarieven? Bekijk hier onze verschillende maandabonnementen.