het cloud archief
het cloud archief
Veel bedrijven hebben moeite met het centraal opslaan van hun digitale documenten. Iedere organisatie weet wel dat je al je documenten eigenlijk op één centrale plek bij elkaar moet hebben, maar in de praktljk blijkt dit vaak lastig te realiseren.
Digitale documenten ongeorganiseerd bewaren, wat is het probleem?
In de praktijk bewaren veel bedrijven hun documenten op verschillende plekken. Dat komt onder andere doordat deze documenten op zoveel verschillende manieren het bedrijf binnenkomen.
Heeft een bedrijf meerdere medewerkers, dan wordt het vaak nog lastiger om alle binnenkomende digitale documenten te centraliseren op één plek. Het komt dan nogal eens voor dat men een document nodig heeft dat op de computer of in de mail van een zieke of vakantievierende collega staat opgeslagen en niemand erbij kan.
Vervolgens wordt er een onveilige situatie gecreëerd door inloggegevens uit te wisselen, zodat een andere medewerker via de login van de afwezige medewerker toch bij het benodigde document kan.
Daarnaast zijn documenten vaak niet geordend opgeslagen, dat wil zeggen, dat ze niet in een georganiseerde mappenstructuur onder een specifieke naam zijn opgeborgen. Hierdoor zijn ze moeilijk of helemaal niet meer vindbaar.
Ook in het kader van de AVG is het belangrijk om je digitale documenten niet overal te laten “rondslingeren”. Belangrijk is het om te weten welke documenten privacygevoelige gegevens bevatten en waar je ze hebt opgeslagen.
Veel bedrijven lopen tegen de hierboven beschreven situaties aan. Inmiddels weten de meeste bedrijven wel dat de stap naar een centraal digitaal archief noodzakelijk is, maar voor een goed archiefsysteem zijn vaak dure licenties nodig, waardoor men het blijft uitstellen.
Klyp: een goed georganiseerd centraal digitaal archief
Wanneer je voor onze Klyp software kiest, komt er rust in het bedrijf. De medewerkers weten waar alle belangrijke bedrijfsdocumenten te vinden zijn en iedereen kan altijd en overal bij de juiste documenten komen.
Medewerkers die uitsluitend de documenten van bepaalde afdeling mogen zien, kunnen precies voor dat deel van het centrale digitale archief binnen Klyp geautoriseerd worden.
Elke medewerker slaat alle belangrijke mails + digitaal binnengekomen documenten meten op in zijn of haar afdelingsinbox in Klyp. Zo kunnen meteen ook de collega’s van deze afdeling bij het nieuw binnengekomen document. Is een digitaal document per ongeluk in een verkeerde afdelingsinbox beland? Geen probleem, de medewerker stuurt het document eenvoudig door naar de afdelingsinbox van de juiste afdeling.
Bij het opslaan van het document wordt de gebruiker in een aantal stappen geleid naar een juiste methode hiervoor. Daarnaast kunnen nog optionele kenmerken aan een document gegeven worden, wanneer je het document wilt verrijken met extra informatie.
Bij een opgeslagen document kunnen altijd notities worden gemaakt, zo weet je altijd wat ermee gebeurd is, of je collega al iets met het document gedaan heeft of dat een manager wil dat de medewerker een document behandelt.
Door de manier van opslaan en door de handige zoekfunctie binnen Klyp is een opgeslagen document altijd weer terugvindbaar.
Je kunt in Klyp zelfs de documenten met privacygevoelige gegevens aanmerken als “AVG” én je kunt aan documenten een vernietigingstermijn toekennen, zodat je er zeker van bent dat je organisatie ze op tijd vernietigt.
Is Klyp iets voor mijn bedrijf?
Klyp is dé oplossing voor iedere organisatie, of deze nu klein is of heel groot. Met Klyp kun je samenwerken met zoveel mensen als je wilt. En met Klyp kun je zelfs documenten delen met andere organisaties. Vertrouwelijke documenten hoeven niet meer over de mail of via een speciale beveiligde verbinding verzonden te worden. Je kunt de ontvanger eenvoudig een eigen login voor Klyp verstrekken, waarna deze de benodigde documenten kan downloaden vanuit de beveiligde Klyp omgeving.
Klyp werkt met eenvoudige maandabonnementen die per maand opzegbaar zijn. Kies het abonnement wat past bij je bedrijf en ga op weg naar een geordend centraal digitaal archief met Klyp!