het cloud archief
het cloud archief
Wanneer je deel uitmaakt van het bestuur van een vereniging wil je ook eenvoudig op afstand kunnen samenwerken. Met Klyp kun je handig alle documenten van de vereniging online toegankelijk maken voor alle bestuursleden.
Samenwerken binnen een vereniging
Anders dan bij een bedrijf zijn de leden van het verenigingsbestuur niet altijd regelmatig bij elkaar in de buurt. Je komt samen voor overleggen en activiteiten, maar verder hebben de meeste bestuursleden gewoon een baan naast hun verenigingswerk.
Samen met de voorzitter, de secretaris en de penningmeester voeren de bestuursleden allen hun eigen taken uit om zo de vereniging goed te besturen. Om goed te kunnen samenwerken is het handig als alle documenten van de vereniging op één plek zijn opgeslagen en online voor alle bestuursleden toegankelijk zijn.
Samenwerken in de cloud, berg je documenten georganiseerd op
Als je ervoor kiest om met je vereniging te gaan samenwerken in de cloud, zul je er al gauw achterkomen dat het niet altijd gemakkelijk is om georganiseerd te werken. Documenten worden door iedereen opgeslagen in een online cloudopslagdienst, maar men vergeet nogal eens het document een naam te geven of het document in te delen in de juiste map of rubriek.
Gevolg is dat je één grote vergaarbak hebt met digitale documenten, waar je niet makkelijk meer de documenten kunt terugvinden die je nodig hebt. Gevolg is dat je andere leden gaat vragen om de benodigde documenten te mailen, waardoor het gemak van online samenwerken wegvalt en er op de oude manier gewerkt gaat worden.
Belangrijk is dus om je online archief gestructureerd te houden. Onze Klyp software is speciaal hiervoor ontworpen. Klyp helpt je om bij het opslaan van je digitale document de juiste gegevens in te voeren, zodat iedereen die het document nodig heeft het gemakkelijk weer terug kan vinden.
Veilig samenwerken in de cloud
Veiligheid is een belangrijk onderwerp, zeker bij verenigingen, omdat je vaak te maken hebt met persoonsgegevens. En deze persoonsgegevens mogen niet zomaar op straat komen te liggen. Daarom heb je een opslagdienst nodig die veilig is. De gratis cloudopslagdiensten zijn niet heel veilig, ze bevinden zich veelal buiten Europa en vallen onder andere verdragen dan de Europese verdragen. Bovendien kun je niet heel gemakkelijk zien welke documenten die je hebt opgeslagen persoonsvertrouwelijke gegevens bevatten.
Klyp voldoet aan de AVG én je kunt binnen Klyp documenten met persoonsvertrouwelijke gegevens aanmerken als AVG. Ook kun je een vernietigingstermijn aan een document toekennen, zodat je er zeker van bent dat je het document niet langer bewaart dan dat de AVG toestaat.
Veilig documenten delen met je boekhouder of accountant
Als vereniging moet je verantwoording afleggen over je financiële administratie. Met Klyp kun je eenvoudig je boekhouder of accountant, of eventueel de kascommissie toegang geven tot dat deel van je documenten die nodig zijn voor rapportages, jaarrekening en belastingaangifte. Je kunt hen autoriseren alleen voor bepaalde delen binnen Klyp, zodat ze niet bij documenten kunnen die niet voor hen bestemd zijn. Zo hoef je ook geen vertrouwelijke financiële gegevens meer over de mail of per post te versturen, maar kan men gewoon inloggen in het systeem en meteen toegang hebben tot de benodigde informatie.
Je documenten makkelijk overdragen bij wijzigen bestuur
Wanneer de samenstelling van het bestuur van een vereniging verandert, dan kun je in onze Klyp software eenvoudig het account van de aftredende bestuursleden afsluiten en een nieuw account openen voor de nieuwe bestuursleden. Deze hebben vanaf het moment van activering van het account onmiddellijk toegang tot alle documenten van de vereniging, waardoor je niets hoeft versturen, maar alles meteen online en op afstand beschikbaar is.
Dus voor samenwerken met je vereniging in de cloud: kies voor Klyp! Bezoek onze homepage voor een impressie van onze Klyp software.