Klyp logo

het cloud archief

overzicht

blog, 27.09.2021 door Conny Tromp

Je digitale documenten opslaan in een document management systeem

​Werken met digitale documenten doen we inmiddels allemaal, maar aan de manier waarop we deze documenten opslaan valt nog veel te verbeteren. Een document management systeem kan je daarbij helpen.

Foto bij Je digitale documenten opslaan in een document management systeem

Digitale documenten bewaren

Het opslaan van documenten op de harde schijf van de computer of in cloudsystemen zoals Google Drive of Dropbox komt nog steeds het meeste voor, maar je digitale archief wordt al gauw een chaos en de veiligheid is niet voldoende gewaarborgd.

Voor bedrijven is het werken met een document management systeem eigenlijk een must, zodat je je digitale archief geordend en overzichtelijk houdt. Wanneer je kiest voor een DMS, is een cloudoplossing het handigst en ook de goedkoopste keuze.

Wat is een document management systeem?

Een document management systeem is een softwareprogramma waarbinnen je je digitale documenten kunt beheren. Nu zou je zeggen: dat kan ik toch ook in Google of in Office? Maar een document management system kan veel meer én dergelijke software is veel veiliger dan de algemene cloudopslagdiensten waarbinnen je met digitale documenten kunt werken.

De voordelen van een document management systeem met cloudopslag

Wanneer je een DMS met cloudopslag gebruikt heb je de beschikking over een handige tool die je meerdere voordelen oplevert:

Er zijn diverse document management systemen, die allemaal verschillende opties bieden. De prijzen voor document management systemen lopen erg uiteen, van dure licenties voor een vast bedrag per jaar tot eenvoudige en betaalbare maandabonnementen.

Klyp archiefsoftware

Met onze Klyp archiefsoftware kun je je digitale documenten uitstekend beheren. Klyp draait op een dedicated servers die zich bevinden op Europees grondgebied. Wij hebben geen enkele relatie met opslagmedia buiten de EU en maken géén gebruik van externe plugins. Dat maakt Klyp veilig en betrouwbaar.

De in Klyp opgeslagen documenten kun je niet bewerken binnen de software. Hier is uitdrukkelijk voor gekozen, een gearchiveerd document wordt zo altijd in zijn originele staat bewaard. Klyp slaat je documenten op in PDF, maar wil je een opgeslagen document toch bewerken, dan kun je deze eenvoudig downloaden in het format waarin je heb hebt gemaakt. De bewerkte versie sla je vervolgens weer op in Klyp, zo voorkom je dat je eerdere belangrijke inhoud overschrijft en heb je alle ooit gemaakte versies bij de hand.

Veiligheid staat voorop bij Klyp, daarom kun je de documenten die persoonsgegevens bevatten aanmerken als AVG-document. Aan een AVG-document kun je ook een vernietigingsdatum koppelen, zodat je documenten met persoonsgegevens nooit te lang bewaart.

Door het kunnen toekennen van vernietigingstermijnen houd je ook je digitale archief schoon en opgeruimd. Documenten die je niet langer hoeft te bewaren komen op de vernietigingslijst en na akkoord worden deze digitale documenten uit je archief verwijderd.

Meer weten over Klyp? Lees hier verder of neem eenvoudig contact met ons op via

deel dit bericht