het cloud archief
het cloud archief
De term metadateren is voor veel mensen onbekend. Het woord metadateren is ontstaan nadat we digitale documenten gingen opslaan op computers, zodat we deze documenten altijd bij de hand hebben. Maar wat is metadateren dan precies?
Metadateren, wat is dat?
Metadateren is het verrijken van een digitale document met aanvullende gegevens. Metadata hebben als doel het kunnen terugvinden van een digitaal document en voor het kunnen maken van rapportages op basis van vooraf gedefinieerde woorden.
Voorbeelden van metadata
Termen waarmee je digitale documenten kunt verrijken heten metadata. Voorbeelden van metadata die vaak gebruikt worden zijn:
Hoe voeg je metadata toe aan een digitaal document?
Wanneer je een digitaal document slechts onder een bepaalde naam opslaat op je computer is dat de enige metadata die je kunt toevoegen aan het document. Bijvoorbeeld “Arbeidsovereenkomst D. de Groot”. Je kunt het document dan terugzoeken op deze naam. Echter blijkt het een lastige manier van je digitale documenten archiveren als je het alleen maar een naam geeft en er geen andere metadata aan toevoegt.
Om die reden zijn er softwaresystemen ontwikkeld waarin je digitale documenten kunt opslaan én waar je ook nog aanvullende metadata aan het document kunt toevoegen. Het toevoegen van metadata zorgt voor een betere vindbaarheid van het document en voor uitgebreide rapportagemogelijkheden. Daarnaast kunnen er nog andere handige opties aan de software toegevoegd worden, zoals een vernietigingsdatum van het document en een AVG-kenmerk.
Het metadateren van een digitaal document kost even wat extra tijd, maar je haalt er uiteindelijk een enorme tijdsbesparing uit. Lang zoeken naar je documenten is verleden tijd en je kunt bijvoorbeeld alle documenten uit één dossier in één keer oproepen.
Digitaal archiveren en metadateren met Klyp
Met onze Klyp software kun je je digitale documenten veilig en geordend opslaan. Door het toevoegen van metadata worden de documenten aangevuld met handige informatie. Bij het opslaan van documenten in Klyp wordt de gebruiker eenvoudig door een aantal verplichte metadata geleid, waardoor een document met de in ieder geval minimaal vereiste informatie verrijkt. Daarnaast kan de gebruiker, indien gewenst, ook nog extra metadata toevoegen.
Als extra toevoeging krijg je met onze Klyp software de mogelijkheid om notities toe te voegen aan een digitale document, een beetje zoals het geeltje wat je vroeger op een papieren document plakte. Zo kun je altijd met je collega’s communiceren over wat er met een bepaald document is gebeurd of wat er nog mee gedaan moet worden. Is een medewerker ziek of afwezig, dan weet je altijd wat de status van een document is.
Wil jij ook een goed geordend en veilig digitaal archief voor je bedrijf? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie over onze Klyp software!