het cloud archief
het cloud archief
Elke ondernemer weet inmiddels: de AVG moet serieus genomen worden. Gevolg is dat, uit angst voor een mogelijk opgelegde boete door de Autoriteit Persoonsgegevens, er soms veel te snel wordt overgegaan tot het vernietigen van bepaalde persoonsgegevens.
De meeste ondernemers weten wel dat er een fiscale bewaarplicht geldt voor financiële documenten. Maar daarnaast bestaat er ook een bewaarplicht voor bepaalde personeelsdocumenten. In ieder geval moeten de loonbelastingverklaring van de medewerker en zijn identiteitsbewijs tot 5 jaar na uitdiensttreding worden bewaard. Is je bedrijf verbonden aan een branchevereniging, dan kunnen er nog weer andere bewaartermijnen gelden.
De regel van de AVG is dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan dat het bedrijf ze nodig heeft. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft voor personeelsgegevens een richtlijn van 2 jaar na uitdiensttreding. Sollicitatiegegevens daarentegen mogen niet langer dan 4 weken bewaard worden.
Als ondernemer heb je dus te maken met verschillende bewaartermijnen van je documenten. Heb je je documenten opgeslagen in een online cloudopslagdienst of bewaar je ze nog in papieren versies, dan loop je tegen het probleem aan dat je geen overzicht hebt over wanneer je welke documenten moet vernietigen.
Met onze online cloudopslagdienst Klyp wordt het voldoen aan de AVG en het op het juiste moment vernietigen van digitale persoonsgegevens een eitje. Bij ieder document dat persoonsgegevens bevat kun je een AVG-kenmerk toevoegen én je kunt aangeven wanneer je het betreffende document vanuit je digitale archief wilt vernietigen. Op de aangegeven datum wordt, na goedkeuring van de verantwoordelijke manager, het document automatisch vernietigd.
Da’s handig zo’n systeem dat voor jou werkt! Door vooraf je gegevens goed in te vullen, heb je geen omkijken meer naar je AVG documenten, of ze je ze nu maar heel kort moet bewaren, of voor een langere periode.
Meer weten? Bezoek onze homepage of neem contact op.