het cloud archief
het cloud archief
Digitaal archiveren is een kunst op zich. Want als je je digitale documenten niet goed organiseert, zie je al snel door de bomen het bos niet meer.
Je kunt de documenten die je zo hard nodig hebt niet meer vinden of het wordt op zijn minst een tijdrovende klus. Hoe kun je je digitale archief zo organiseren dat je daar geen last meer van hebt?
Je digitale documenten komen op steeds meer verschillende manieren binnen. Bijvoorbeeld via mail, via downloads vanaf beveiligde websites of via je eigen scanner wanneer je een papieren documenten gaat digitaliseren.
Dat heeft tot gevolg dat je digitale documenten op verschillende plekken hebt opgeslagen. In je mailaccount, op de harde schijf van je computer en misschien ook nog wel in een cloud van een gratis dienst. En mogelijk heeft je collega zelfs ook nog digitale documenten op de eigen computer opgeslagen, waar jij geen weet van hebt. Da’s niet handig en niet georganiseerd.
Om prettig te kunnen werken met je digitale documenten is Klyp jouw vriendelijke helper. Al je digitale documenten kun je in Klyp opslaan in de juiste afdeling en in de juiste ordner. Zo kun je heel eenvoudig weer je digitale ordner “openslaan” en de documenten die je nodig hebt ook weer onder het juiste onderwerp terugvinden.
Klyp helpt je om in vier eenvoudige stappen orde in je digitale archief aan te brengen:
1. In welke afdeling hoort mijn document thuis?
2. In welke ordner wil ik het document opslaan?
3. Wat is het onderwerp van mijn document?
4. Wat voor type document is het?
Wil je niet bladeren in je digitale ordners, geen probleem. Met onze handige zoekfunctie kun je een in Klyp opgeslagen digitaal document ook weer terugvinden op documentnaam of onderwerp.
Ook aan de digitale documenten op de computer van je collega heeft Klyp gedacht. Jouw collega kan met een eigen Klyp account alle digitale documenten ook in de juiste digitale ordners plaatsen, zodat jij er ook gewoon bij kunt. En je kunt ook dossiers samenstellen van documenten uit verschillende orders, zodat je samenhangende documenten van verschillende onderwerpen in één keer kunt raadplegen.
Op deze manier werken jij én je collega’s met een goed georganiseerd digitaal archief en zijn de ergernissen van op verschillende plekken opgeslagen documenten verleden tijd.
En omdat Klyp in de cloud werkt, heb je op elk moment waar je ook bent toegang tot je documenten, zodat je ook zonder problemen kunt thuiswerken.
Meer weten over Klyp? Neem een kijkje op onze homepage of neem contact met ons op via…