het cloud archief
het cloud archief
We ontvangen en versturen tegenwoordig bijna alle documenten digitaal. Maar een papierloos kantoor is nog niet volledig mogelijk, al kun je zeker al afscheid nemen van het grootste gedeelte van je archiefkasten.
De meeste papieren documenten kun je vervangen door een digitaal exemplaar, dit heet conversie. Door het papieren document te scannen maak je het digitaal, het papieren document kan dan vernietigd worden en de digitale versie geldt als je originele document. Natuurlijk moet je gescande exemplaar wel goed zijn gescand zodat alles erop staat en het moet duidelijk leesbaar zijn.
Maar: er zijn een aantal soorten documenten waar dit niet bij is toegestaan en aan andere documenten zijn weer wettelijke voorwaarden gesteld. De Belastingdienst heeft een handige download met informatie over hoe je een geautomatiseerde administratie kunt voeren. Hierin wordt ook uitgelegd dat wanneer je niet alle documentkenmerken kunt meenemen in de gescande vorm, bijvoorbeeld met een watermerk, je het document dan in papier moet bewaren.
Documenten die je als bedrijf echt te allen tijde in papieren vorm moet bewaren:
Je digitale administratie bewaren op de harde schijf van je computer of een losse harde schijf is niet aan te bevelen. Het neemt veel opslagcapaciteit in en als je harde schijf crasht, of wanner er brand uitbreekt ben je alles kwijt, waardoor je financieel nadeel kan ondervinden doordat je documenten met bewijslast (b.v. contracten, rittenadministraties e.d.) kwijt bent geraakt.
Beter is om je digitale documenten op te slaan in de cloud. Daar staan je documenten veilig en je kunt er altijd en overal bij.
Met onze Klyp software kun je je digitale documenten eenvoudig én geordend opslaan. En niet alleen jij kunt er altijd en overal bij, maar ook je medewerkers. Je medewerkers kunnen op afstand werken en je kunt zelfs de accountant of boekhouder toegang geven tot je digitale ordners die van belang zijn voor je administratie.
Zo kun je je digitale administratie altijd beschikbaar stellen aan derden die deze nodig hebben om je belastingaangifte te doen en de jaarrekening op te maken.
Voor papieren documenten waar geen wettelijke vereisten tot bewaren aan zijn gesteld, geldt dat je ze mag wegdoen. Weggooien is niet de juiste term, want je moet je documenten onherkenbaar vernietigen. Dus: door de shredder of bij grote hoeveelheden je papier laten afvoeren door een erkend papiervernietigingsbedrijf.
Toch gehecht aan je papieren documenten? Natuurlijk mag je ze ook bewaren, maar dit hoeft dan niet meer in ordners in op kantoor, dan volstaat netjes gebundeld inpakken in verhuisdozen en bewaren in een bergruimte.